10 consejos para preparar un seminario de ELE

Hace un año organicé el VIII Seminario de Formación de profesores de ELE de Sarajevo.

Después de la experiencia vivida, quiero que tú también te decidas a preparar uno.

Es un camino de aciertos y de errores. Estos son mis 10 consejos para preparar un seminario de ELE.

10 consejos para preparar un seminario de ELE

Los consejos que te ofrezco a continuación forman parte de un largo trayecto.

Un trayecto que me llevó más de 5 meses.

Consejo 1: Diseña un cronograma antes de salir a la aventura

Antes de que empieces a mover algo… ¡PLANIFÍCALO!

Cuando son asuntos cuya planificación me va a llevar más de un mes, me gusta utilizar cronogramas.

El cronograma que utilicé se estructuraba en 3 bloques:

• Qué hacer ANTES del seminario (diciembre, enero, febrero y marzo).
• Qué hacer DURANTE el seminario (abril).
• Qué hacer DESPUÉS del seminario (mayo, junio-julio).

Cada mes incluía sus propias tareas a cumplir.

Eso sí, déjame contarte una cosa: nada va a salir tal y como lo habías planeado.

Siempre aparecerán problemas, cambios de planes, contratiempos, retrasos… que te obligarán a retocar una y otra vez el cronograma.

Sin embargo, antes de iniciarte en este viaje te aconsejo salir con un mapa.

Después ya tendrás tiempo de tacharlo, recortarlo o ampliarlo.

2) Calcula un presupuesto

Montar un seminario cuesta pasta.

Haz un inventario de qué necesitarás y cuánto dinero costará aspectos como:

• Alquilar el espacio.
• El material que se entregará a los asistentes.
• Marketing y promoción del seminario.
• Comida protocolar y/o catering.
• Dietas para los ponentes.
• Precio de inscripción.

Después piensa de dónde podrás sacar la pasta (patrocinadores, colaboraciones, donaciones…) y envíales el presupuesto adecuado.

Propón algo a cambio en formato win-win (incluir su logo como colaborador, reservarles un espacio en el programa, promocionar su material…).

Calcula siempre al alza. Más vale que sobre dinero a que falte.

Y ya te lo aviso: nunca acaba sobrando.

3) Fija un lugar y una fecha

Parece obvio, pero esto se debe calcular al milímetro:

• ¿Cuál debería ser la duración del seminario?
• ¿Cuántas ponencias deberían formarlo?
• ¿Es mejor hacer un seminario concentrado en unos cuantos días o alargarlo con más calma durante varios días?

Esas preguntas están relacionadas con el dinero y, especialmente, con el programa que publicarás.

Si no tienes en cuenta los siguientes aspectos, nunca podrás avanzar.

¿Qué día(s)?

Este factor está relacionado con la disponibilidad de los asistentes y ponentes: ¿qué día les vendría mejor venir?

Si lo ves conveniente, realiza un sondeo inicial y toma nota.

Posiblemente la respuesta sea un fin de semana y, a poder ser, durante un período de vacaciones.

¿Dónde?

Una vez tengas la duración y los días, toca ponerse con el lugar: ¿Cuál sería el lugar idóneo para celebrarlo?

Piensa en cuestiones como:

• Disponibilidad: ¿sus instalaciones están disponible para esos días a esa hora?
• Accesibilidad: ¿es fácil encontrarlo? ¿está bien comunicado?
• Dimensiones: ¿está acondicionado para el aforo que he calculado?
• Recursos: ¿está acondicionado con todo el material y recursos que necesitarán los ponentes para presentar sus charlas?

4) Haz reuniones y delega

Ni se te ocurra montarlo tu solito.

Preparar un seminario es una tarea monumental.

Si formas partes de una plantilla de profesores, haz una reunión y delega tareas.

Cada uno de los profesores se pueden encargar de algún aspecto concreto del seminario:

• Difusión por redes sociales.
• Elaboración de carteles, imágenes, posters…
• Buscar contactos, ponentes y colaboradores.
• Organización y logística.

Para hacértelo más fácil, puedes entregar el cronograma que has elaborado y delegar sus tareas.

Seguro que tras esta reunión deberás añadir muchas más en él.

Todo el mundo debe tener alguna tarea y sentirse útil en su organización.

5) Elabora todo el arsenal de documentos necesarios para la difusión

De esa reunión ya deberían nacer los cuatro documentos claves que darán forma a tu seminario.

El documento informativo

Se trata de poner sobre un papel todo lo que ya habías fijado en tu cronograma:

• Dónde se celebrará
• Cuándo se celebrará
• De qué se hablará
• A quién va dirigido
• Cómo pueden inscribirse como asistentes

El objetivo de este documento es ofrecer toda la información clave a una persona que no sabe absolutamente nada.

El Call for Papers

Es hora de ponérselo fácil a los ponentes que intervendrán en el seminario.

Para ello, hay que escribir un Call for Papers con el fin de recibir propuestas de ponencias.

Algunos puntos que debería incluir este documento son:

• Cuáles deben ser las líneas temáticas de los talleres.
• Duración de los talleres.
• Biodata del ponente.
• Breve abstract del taller presentado.
• Material que necesita para llevarlo a cabo.
• Fecha límite para entregarlos.
• Dirección electrónica a la que hay que enviarlo.

El formulario de inscripción como asistente

Mientras que el Call for Papers va destinado al futuro ponente, este formulario irá destinado a los asistentes.

Piensa en aspectos como:

• ¿Es un hablante nativo de español? Si no es así, ¿dispone de algún diploma de ELE?
• ¿Qué lenguas extranjeras habla?
• ¿Qué relación tiene con la enseñanza/aprendizaje del ELE?

Y, por supuesto, incluye un email para que pueda enviarlo y una forma de pago en caso de haber establecido un precio por inscripción.

El programa

Este es el último documento y tendrás que esperar hasta que te hayan enviado todas las propuestas.

Realiza otra reunión informativa con tus colegas para dar forma al programa:

• Qué días y a qué hora se celebrará cada ponencia.
• ¿Se agruparán ponencias que compartan la misma línea temática en días específicos?
• ¿Dejarás tiempo para realizar alguna pausa?
• ¿Destinarás tiempo extra a la entrega de diplomas o a la entrega de material previo?
• ¿Vas a realizar una mesa redonda con todos los ponentes que han intervenido?

6) Difúndelo por tierra, mar y aire

Te recomiendo utilizar las siguientes vías:

El boca a boca

Es el método más efectivo.

Ponte en contacto con:

• Ex-compañeros de profesión que sigan vinculados a la enseñanza-aprendizaje de lenguas.
• Lectores de países cercanos.
• Instituciones académicas del país relacionadas con la enseñanza/aprendizaje de lenguas.
• Institutos Cervantes del país o de los países vecinos.
• La embajada española del país en el que residas.

Adjunta, si ya dispones de ellos, los documentos anteriores.

No hay método de difusión más efectivo que el de los evangelizadores.

Redes sociales

Me refiero a aspectos como:

• Crear una página en Facebook del Seminario.
• Crear un Hashtag del seminario y bombardearlo cada semana con información sobre él.
• Crea, si es necesario, un blog con información sobre el Seminario.
• Hacer un poco de SPAM en páginas de Facebook destinadas a la enseñanza/aprendizaje de ELE.

Páginas web de ELE

Mientras que con las redes sociales te recomiendo un bombardeo, con las páginas web te aconsejo que seas selectivo:

• TodoEle.net. Concretamente en la pestaña congresos, tienes la posibilidad de publicar tu congreso.
• Educaspain.com. Concretamente en la sección calendario tienes información de seminarios
• Infoling.org. Concretamente en la sección de Congreso, coloquio o simposio.

Cartelitos y otro material físico

Que no se te olvide que los seres humanos también respiran y se mueven en el mundo real.

Para ello, empieza a colgar cartelitos o imágenes en lugares como las universidades, academias, centros de estudios, colegios… en los que haya interés por el español.

Con InkScape (programa gratuito) montamos todos nuestros carteles físicos y online.

Eso sí, todo bajo autorización previa 🙂

7) Contacta con editoriales de ELE

Piensa también en contactar con editoriales.

El trato es el siguiente: ellas vienen y promocionan sus materiales y tú ganas a un nuevo ponente y material gratis y de calidad para tus asistentes.

Haz una lista de las principales editoriales de ELE y envíales un email bien detalladito con los documentos anteriores.

8) Pide que te envíen el material y limítate a los recursos de los que dispones

Cuando ya tengas la lista de ponentes, envíales un email informativo con los últimos detalles.

Entre estos últimos detalles, infórmales que te envíen el material que van a utilizar en sus ponencias.

Es cuestión de echarles un vistazo rápido y comprobar que todo está bien.

También servirá para avisarles de los problemas que supone confiar en la todapoderosa internet, que a veces puede arruinar ponencias (mejor que traigan todo descargadito).

Además, así podrás comprobar que la sala donde se celebrará el evento dispone de todos los recursos necesarios para realizar los talleres.

9) Realiza un streaming

Habrá mucha gente interesada que no podrá acudir.

Pónselo fácil y regálales el seminario vía online o, al menos, parte de él.

En nuestro caso, fuimos grabando trocitos del evento y publicándolos en nuestra página del seminario.

Si moviste bien Twitter con el hashtag adecuado, también puedes ir narrándolo por ahí.

10) Ofrece la posibilidad de escribir y publicar actas

Todas las ponencias deberían quedar reflejadas en algún lugar.

Cierto que con un vídeo todo queda muy bien, pero necesitas contenido teórico y explicar detalles que a veces se escapan durante la ponencia.

Ofrece la posibilidad de escribir unas actas en las que figuren todos estos talleres.

Es, además, una forma de aumentar el interés por participar en el seminario y de hacerlo más atractivo.

¿Quieres descargarte el vídeo de este seminario ELE?

Accede a la zona del profesor ConMovimiento y accede los vídeos del taller, además de otras actividades de otras ediciones.