Crear un sistema de reserva para tus clases online con Calendly

¿Cómo narices puedes hacer para mostrar a tus alumnos qué días y a qué horas ofreces tus clases? ¿Cómo puedes crear un sistema de reserva para tus clases de español online? La solución se llama Calendly.

Una aplicación que ofrece una versión gratuita que te servirá más que de sobra para crear un sistema de reserva para tus clases online.

En serio, no busques más por Google ni hagas preguntas en grupos de Facebook de profesores de ELE online. Calendly es todo lo que necesitas.

¿En serio que Calendly es un sistema de reserva de clases online gratis?

Bueno, es freemium. Ofrece un plan gratuito y otros dos de pago pero con más opciones.

Sin embargo, con la versión gratuita de Calendly tienes lo suficiente para gestionar la reserva de tus clases de ELE online siempre y cuando cumplas estas dos requisitos.

Requisito 1: tus clases online son individuales

Cada alumno, de forma individual, puede consultar una franja de tu calendario y reservar una o varias clases online.

Sin embargo, en el caso de que quieras reservar clases grupales en las que cada alumno reserva la misma clase, la cosa se complica. Existe una opción de pago para ello.

ACTUALIZACIÓN 2021: Ya existe la opción “poll” (encuesta). Puedes enviar un único evento por email (una clase suelta, por ejemplo) a diferentes estudiantes para que voten el día y la hora que estén libres. Algo parecido al típico Doodle.

Requisito 2: Manejas un volumen bajito de alumnos

Llamo volumen “bajito” a como máximo 20-30 alumnos.

Vaya, que si tienes 50 clases individuales cada semana también podrías hacerlo (la versión gratuita permite reservar tantas clases como quieran), pero no sé de dónde vas a sacar tantas franjas de tiempo vacías.

Requisito 3: Dispones de un sistema de pago propia

Llámale transferencia bancaria, paypal, stripe…

Me refiero a que en la versión gratuita de Calendly no ofrece la posibilidad de reservar + realizar el pago.

Lo de “realizar el pago” es un proceso externo a Calendly.

O bien lo haces manualmente (una vez recibes el email de reserva le envías el enlace de Stripe), o bien lo automatizas (desde tu propia página web puedes incluir el calendario de reservas y, un poco más abajo, el enlace del pago).

¿Qué se puede hacer con la versión gratuita de Calendly?

Pues bastantes cosas, la verdad.

1. Puedes configurar un único evento (un único tipo de clase) añadiendo los días que estás disponible y a qué horas. Toda esta información será visible para tu estudiante.
2. Crear polls (encuestas) para que diferentes alumnos se pongan de acuerdo cuando pueden asistir para una única clase suelta.
3. Adaptar automáticamente (bendita geolocalización) el horario de tus clases al del país desde el que reserva las clases tu estudiante. Le aparecerán todas sus clases en su huso horario.
4. Puedes indicar la duración de tu evento (clases de 1 hora, de 30 minutos, de 55…).
5. Cada estudiante (de forma individual) puede reservar ilimitadas clases en tu calendario. Incluso puede reservar diferentes franjas de tiempo en la misma sesión para otros días.
6. Puedes indicar el límite de días que estarán disponibles tus clases a tus alumnos. Por ejemplo, yo siempre marco un límite de 30 días, es decir, que mi alumno solo podrá reservar clases desde el día actual hasta los siguiente 30 días (perfecto para añadir caducidad a tu paquete de clases e invitarle a que las contrate dentro de un tiempo límite).
7. Puedes indicar cuántas clases máximo puede contratar tu alumno el mismo día.
8. Puedes incluir lapsos de tiempo de descanso entre clase y clase. Por ejemplo, puedes dejar 5 minutos entre una clase y otra para ir al cuarto de baño. Si un estudiante contrata una clase, la siguiente aparecerá disponible para el siguiente alumno con ese plus de 5 minutos ya contabilizados.
9. Puedes integrarlo con un calendario (Google Calendar, Office 365…) y sincronizarlo con otro tipo de eventos para evitar que se solapen dos reservas a la misma hora (Italki, Verbling, tus propias reuniones y videoconferencias…).
10. Permite dos automatizaciones vía email no personalizadas: se envía un email tanto al profesor como al alumno cada vez que se reserva y/o se cancela una clase.
11. El propio estudiante puede cancelar la clase o puede aplazarla (te llegará un email de aviso). Recuerda que para evitar que un estudiante te ocasione problemas en el último momento, debes tener una buena política de clases.
12. Se puede enviar tu Calendly vía email a tu estudiante o añadirlo a tu página web
13. Calendly también está disponible en Android y Apple Store, por lo que puedes gestionar todo desde tu teléfono móvil.
14. Cuenta con su propia extensión en Chrome, de tal modo que puedes programar rápidamente tus clases desde allí.

¿Qué NO puedes hacer con la versión gratuita de Calendly?

Sin embargo, lo ideal sería pagar esos 8 dólares que cuesta al mes y así saltarte estas restricciones:

1. No puedes ofrecer más de un evento (no puedes ofrecer diferentes clases como clases generales, de conversación, para niveles intermedios, para iniciales…).
2. Vas a tener que vivir con el LOGOTIPO de «Calendly» en tu calendario de reservas (siempre aparecerá en la esquina superior derecha)
3. La opción de «trabajo en equipo» está deshabilitada (si trabajáis varios profes con una misma cuenta de Calendly, va a resultar difícil).
4. No permite la reserva de clases grupales (es decir, que varios estudiantes no pueden reservar una misma franja de tiempo que aparezca en tu calendario).
5. No permite personalizar los emails automatizados ni programar recordatorios.
6. La redirección automatizada tras las reserva de una clase está deshabilitada (por ejemplo, tras reservar, no puedes enviar al estudiante automáticamente a la página de pago que has construido en tu página web, aunque si puedes construir una única landing con el calendario de Calendly y el enlace del pago).
7. No permite añadir hiperenlaces (por ejemplo, tras reservar, no puedes incluir un enlace para pagar en Paypal al estudiante desde el propio Calendly).
8. No permite la integración con herramientas extras que no sea un calendario o a una página web ni con pasarelas de pago (Zoom, Zapier, Paypal, Stripe…).

Pero… ¿la versión gratuita no es un poco limitada?

Lo mínimo (permitir que tu alumno vea tu disponibilidad y reservar cuándo quiere hacer la clase + recibir un email de notificación), lo tienes en la versión gratuita.

Pero claro, uno siempre quiere hacer más cosas.

¿Qué te parecería si, por ejemplo, con la versión gratuita también pudieras…

• … crear diferentes tipo de eventos (diferentes tipos de clases, cada una con su propio horario y configuración) según tu oferta de clases?
• … adjuntar el enlace de Zoom que usas para tus clases online (o de otro programa de videoconferencia que uses) después de que tu alumno haya reservado la clase de forma automática?
• … redirigir a tu alumno a una pasarela de pago (Paypal, Stripe…) para que pague la clase de forma automática tras haber reservado su clase?
• … introducir un breve cuestionario automatizado para sondear a un alumno que ha contratado una clase por primera vez?

Bueno, pues se puede hacer.

En mi membresía de profesores de idiomas online cuento con una masterclass en la que te enseño cómo exprimir Calendly a tope.

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