Llevo ya varios encuentros, eventos formativos y seminarios organizados.

Afortunadamente, en todos ha salido bien. O, al menos mejor de lo que se esperaba.

Los profesionales que nos dedicamos a la formación y a enseñar, consideramos que este tipo de encuentros son fundamentales para nuestro desarrollo profesional.

No tanto por lo que se aprende en las charlas y en los talleres, sino también por el famoso networking.

Así que si no tienes fijados en tu agenda al menos un par de eventos formativos de este tipo, márcalos ya.

Y si no existe dentro de tu sector profesional, te doy algunos consejos para que montes el tuyo.

Eso sí, te voy a explicar lo que aprendí concretamente del primero que lancé: uno presencial dirigido a profesores de ELE (Español como Lengua Extranjera) en 2017 en Sarajevo (Bosnia y Herzegovina).

Estos son los 10 pasos para organizar un seminario que llevé a cabo.

Cómo organizar un seminario en menos de 5 meses

Los pasos para preparar un seminario que te ofrezco a continuación forman parte de un largo trayecto.

Un trayecto que me llevó más de 5 meses desde que empecé a planificar el cronograma de acción, hasta que finalmente llegué a casa reventado tras 2 días intensos de evento.

Sin embargo, yo sé que a ti te llevará menos. Estos consejos que te daré te harán ahorrar imprevisto y te ayudarán a tener claro hacia a dónde ir.

Paso 1: Diseña un cronograma para definir objetivos y asegurar una buena planificación

Antes de que empieces a seguir cualquiera de estos pasos para organizar un seminario… espera.

Tienes que saber exactamente qué tienes que hacer y cuándo tienes que hacerlo meses antes de empezar a mover nada.

Cuando son asuntos cuya planificación me va a llevar más de un mes, me gusta utilizar cronogramas.

El cronograma que utilicé se estructuraba en 3 bloques:

• Qué hacer ANTES (diciembre, enero, febrero y marzo).
• Qué hacer DURANTE (abril).
• Qué hacer DESPUÉS (mayo, junio-julio).

Cada mes incluía sus propias tareas a cumplir.

Eso sí, déjame contarte una cosa: nada va a salir tal y como lo habías planeado.

Siempre aparecerán problemas, cambios de planes, contratiempos, retrasos… que te obligarán a retocar una y otra vez el cronograma.

Sin embargo, antes de iniciarte en este viaje te aconsejo salir con un mapa.

Después ya tendrás tiempo de tacharlo, recortarlo o ampliarlo.

Paso 2: Haz un presupuesto

Este es uno de los pasos para organizar un seminario.

Y una verdad incómoda: un seminario es un evento profesional que cuesta pasta… y deberíamos estimar cuánto presupuesto necesitamos.

Haz un inventario de qué necesitarás y cuánto dinero costará aspectos como:

• Alquilar el espacio.
• El material que se entregará a los asistentes.
• Marketing y promoción del seminario.
• Comida protocolar y/o catering.
• Dietas para el orador.
• Precio de inscripción.

Después piensa de dónde podrás sacar la pasta (patrocinadores, colaboraciones, donaciones…) y envíales el presupuesto adecuado.

Propón algo a cambio en formato win-win (incluir su logo como colaborador, reservarles un espacio en el programa, promocionar su material en stands…).

Calcula siempre al alza. Más vale que sobre dinero a que falte.

Y ya te lo aviso: nunca acaba sobrando.

Paso 3: Fija un lugar, fecha y hora

Parece obvio, pero esto se debe calcular al milímetro:

• ¿Cuál debería ser la duración del seminario?
• ¿Cuántas charlas y talleres deberían formarlo?
• ¿Es mejor hacer un seminario concentrado en unos cuantos días o alargarlo con más calma durante varios días?

Esas preguntas están relacionadas con el dinero y, especialmente, con el programa que publicarás.

Si no tienes en cuenta los siguientes aspectos, nunca podrás avanzar.

¿Qué día(s)?

Este factor está relacionado con la disponibilidad de los asistentes y panelistas: ¿qué día les vendría mejor venir?

Si lo ves conveniente, realiza un sondeo inicial y toma nota.

Posiblemente la respuesta sea un fin de semana y, a poder ser, durante un período de vacaciones.

Incluso, si cae en algún día festivo, puede ser incluso positivo.

Lugar de celebración

Una vez tengas la duración y los días, toca ponerse con el lugar: ¿Cuál sería el lugar idóneo para celebrarlo?

Piensa en cuestiones como:

• Disponibilidad: ¿sus instalaciones están disponible para esos días a esa hora?
• Accesibilidad: ¿es fácil encontrarlo? ¿está bien comunicado?
• Dimensiones: ¿está acondicionado para el aforo que he calculado?
• Recursos: ¿está acondicionado con todo el material y recursos que necesitarán los oradores para presentar sus charlas?

Paso 4: Haz reuniones y delega

Ni se te ocurra montarlo tu solito. Necesitas un buen equipo organizador.

Preparar un seminario es una tarea monumental.

Si formas partes de una plantilla de profesores, haz una reunión y delega tareas.

Cada uno de los profesores se pueden encargar de algún aspecto concreto del seminario:

• Difusión por redes sociales.
• Elaboración de carteles, imágenes, posters…
• Buscar y contactar con contactos, ponentes y colaboradores.
• Organización y logística.

Para hacértelo más fácil, puedes entregar el cronograma que has elaborado y delegar sus tareas.

Seguro que tras esta reunión deberás añadir muchas más en él.

Todo el mundo debe tener alguna tarea y sentirse útil en su organización.

Paso 5: Elabora todo el arsenal de documentos necesarios para la inscripción

De esa reunión ya deberían nacer los cuatro documentos claves que darán forma a tu seminario.

El documento informativo

Se trata de poner sobre un papel todo lo que ya habías fijado en tu cronograma:

• Dónde se celebrará
• Cuándo se celebrará
• De qué se hablará
• A quién va dirigido
• Cómo pueden inscribirse como asistentes

El objetivo principal de este documento es ofrecer toda la información clave a una persona que no sabe absolutamente nada.

Todo de forma escueta y directa. Como un panfleto publicitario.

El Call for Papers para la seleccionar al ponente

Es hora de ponérselo fácil a los panelistas que participarán en el encuentro.

Para ello, hay que escribir un Call for Papers con el fin de recibir propuestas.

Algunos puntos que debería incluir este documento son:

• Cuáles deben ser las líneas temáticas de los talleres.
• Duración de los talleres.
• Biodata del ponente.
• Breve abstract del taller presentado.
• Material que necesita para llevarlo a cabo.
• Fecha límite para entregarlos.
• Dirección electrónica a la que hay que enviarlo.

Esto que te lo envíen online mediante el típico formulario gratuito de Google.

El formulario de inscripción online y la venta de entradas

Mientras que el Call for Papers va destinado al ponente, este formulario irá destinado a los asistentes.

Piensa en aspectos como:

• ¿Es un hablante nativo de español? Si no es así, ¿dispone de algún diploma de ELE?
• ¿Qué lenguas extranjeras habla?
• ¿Qué relación tiene con la enseñanza/aprendizaje del ELE?

Y, por supuesto, incluye un email para que pueda enviarlo y una forma de pago en caso de haber establecido un precio por inscripción.

El programa para organizar las actividades

Este es el último documento y tendrás que esperar hasta que te hayan enviado todas las propuestas.

Realiza otra reunión con tus colegas para dar forma al programa:

• Qué días y a qué hora se celebrará cada ponencia.
• ¿Se agruparán según la misma línea temática en días específicos?
• ¿Dejarás tiempo para realizar alguna pausa?
• ¿Destinarás tiempo extra a la entrega de diplomas o a la entrega de material previo?
• ¿Vas a realizar una mesa redonda con todos los ponentes que han intervenido?

Una vez lo tengas, monta el programa final. Que ahora viene lo interesante: vamos a difundirlo.

Paso 6: Difúndelo por tierra, mar y aire

Te recomiendo utilizar las siguientes vías:

El boca a boca

Es el método más efectivo.

Ponte en contacto con:

• Ex-compañeros de profesión que sigan vinculados a la enseñanza-aprendizaje de lenguas.
• Lectores de países cercanos.
• Instituciones académicas del país relacionadas con la enseñanza/aprendizaje de lenguas.
• Institutos Cervantes del país o de los países vecinos.
• La embajada española del país en el que residas.

Adjunta, si ya dispones de ellos, los documentos anteriores.

No hay método de difusión más efectivo que este.

Sé por experiencia que las instituciones educativas no tienen problemas a la hora de difundir gratuitamente este tipo de eventos formativos.

Redes sociales para ir más allá de «compartir este artículo»

Me refiero a aspectos como:

• Crear una página en Facebook o cuenta de Instagram del Seminario o de la institución desde la que se impulse.
• Crear un Hashtag asociado al seminario y bombardearlo cada semana con información sobre él.
• Crea, si es necesario, un blog.
• Haz un poco de SPAM en páginas de Facebook alternas en las que tengas claro a quién puedes dirigirte y quién es tu público objetivo principal.

Seleccionar las páginas web correctas

Mientras que con las redes sociales te recomiendo un bombardeo, con las páginas web te aconsejo que seas selectivo.

Busca páginas web nicho dentro del sector profesional al que va dirigido este seminario.

Por ejemplo, algunos para profesores de español:

• TodoEle.net. Concretamente en la pestaña congresos, tienes la posibilidad de publicar tu congreso.
• Educaspain.com. Concretamente en la sección calendario tienes información de seminarios
• Infoling.org. Concretamente en la sección de Congreso, coloquio o simposio.

Cartelitos y otro material físico

Que no se te olvide que los seres humanos también respiran y se mueven en el mundo real.

Para ello, empieza a colgar cartelitos o imágenes en lugares como las universidades, academias, centros de estudios, colegios… en los que haya interés por el español.

Con InkScape (programa gratuito) montamos todos nuestros carteles físicos y online.

Eso sí, todo bajo autorización previa 🙂

Paso 7: Contacta con negocios de tu nicho para llegar al público objetivo adecuado

Este es uno de los pasos para organizar un seminario más importantes.

Gran parte de la financiación y de la publicidad se encuentra aquí: contacta con otros negocios satélites al tuyo a los que les podría interesar en participar porque resultaría beneficioso para sus negocios.

En nuestro caso, como profes de ELE, contactamos con editoriales que publican libros para enseñar español.

El trato es el siguiente: ellas vienen y promocionan sus materiales y tú ganas a un nuevo ponente y material gratis y de calidad para tus asistentes.

Paso 8: Pide que te envíen el material con antelación

Cuando ya tengas la lista de ponentes, envíales un email informativo con los últimos detalles.

Entre estos últimos detalles, infórmales que te envíen el material que van a utilizar.

Es cuestión de echarles un vistazo rápido y comprobar que todo está bien.

También servirá para avisarles de los problemas que supone confiar en la todapoderosa internet, que a veces puede arruinar ponencias (mejor que traigan todo descargadito y a poder ser que sea fácil de usar).

Además, así podrás comprobar que la sala donde se celebrará el evento dispone de todos los recursos necesarios para realizar los talleres.

Paso 9: Realiza un streaming

Habrá mucha gente interesada que no podrá acudir.

Pónselo fácil y regálales parte del seminario vía online.

En nuestro caso, fuimos grabando trocitos del evento y publicándolos en nuestra página del seminario.

Si moviste bien por las redes con el hashtag adecuado, también puedes ir narrándolo por ahí.

Y si ya te pones puntilloso, grábalo entero y véndelo luego online.

Paso 10: Después del seminario ofrece la posibilidad de escribir y publicar actas

Finalmente, terminamos con un paso esencial del que muchas veces nos olvidamos.

Y es que todas las charlas y talleres deberían quedar reflejados en algún lugar.

Cierto que con un vídeo todo queda muy bien, pero si estás dentro del campo académico, necesitas contenido teórico y explicar detalles que a veces se escapan durante la ponencia.

Ofrece la posibilidad de escribir unas actas en las que figuren todos estos talleres.

Es, además, una forma de aumentar el interés por participar en el seminario y de hacerlo más atractivo.

Ve más allá de estos pasos para organizar un seminario y… descárgatelo completamente.

Si este artículo con los pasos para preparar un seminario te ha interesado, accede a la zona del profesor ConMovimiento y accede a todos los vídeos del taller, además de otras actividades de otras ediciones.