Vamos a imaginarnos que quieres organizar una inmersión lingüística para estudiantes adultos.
Cinco días de actividades, conversaciones en español y desplazamientos por una región.
Suena bien.
Hasta que empiezas a sumar entradas, comidas, gasolina, materiales, profesorado y horas de preparación.
¿Cuánto deberías cobrar? ¿Dónde encuentras alumnos? ¿Y cómo sabes si esa actividad que parecía imprescindible merece realmente lo que cuesta?
Te cuento cómo planteamos una experiencia en Almería para alumnos individuales. No para que copies cada parada del programa, sino para que veas las decisiones que hay detrás de una inmersión que también tiene que funcionar como negocio.
Consejo 1: Decide a qué tipo de estudiante se la vendes
Nosotros trabajamos con dos modelos.
Uno consiste en reunir alumnos adultos particulares que se apuntan individualmente.
El otro, en cerrar acuerdos con escuelas, academias o profesores que ya tienen un grupo cerrado de adolescentes.
No es un detalle menor: vender una inmersión a una escuela no es lo mismo que vender plazas a alumnos individuales.
Vendérsela a adultos no es lo mismo que venderla para adolescentes.
Cambia la captación, la conversación comercial y quién toma la decisión de compra.
Cuando hay menores, la organización es distinta: debe acompañarlos un profesor del centro o un tutor legal, porque nuestro servicio no incluye hacernos cargo de ellos una vez terminan las actividades.
Aquí tienes más info de estas diferencias:
Consejo 2: Explica qué incluye el precio
Esta inmersión la hemos sacado a 1.250 euros por persona.
Esto es lo que incluimos y no incluimos:
- No incluye el viaje hasta Almería (vuelos) ni el hotel.
- Sí incluye el transporte interno por la región (coche+gasolina), las actividades, algunas comidas y los materiales.
- Incluye una breve clase inicial antes de empezar el viaje y otra final tras terminarlo de unos treinta minutos cada una.
- Incluimos merchandising: libreta con propuesta de actividades y bolígrafos.
La estimación para esta edición era de unos 350 euros de gastos por alumno.
Por lo tanto, hemos facturando en torno a los 900 euros de beneficio por plaza, tras considerar costes, impuestos y trabajo dedicado.
¿Podrías vender una inmersión mucho más barata?
Todo depende del servicio y de los números que te salgan.
Pero si necesitas profesionales acompañando al grupo, gestionar reservas y dedicar varios días completos a la ejecución, no pongas un precio solo porque te parece atractivo:
Haz números, calcúlalo todo bien antes de reservar nada ni adelantar dinero. Una vez tengas todos los gastos, a partir de ahí, pon el precio y ajústalo a un número mínimo de alumnos.
¿Y si no sale el número mínimo?
Devuelves el dinero meses antes y cancelas la experiencia.
Consejo 3: Diseña un programa que funcione también sobre el mapa
Almería ofrece posibilidades de sobra para construir una experiencia. Ahora bien, una inmersión no mejora automáticamente por añadir más kilómetros.
En este caso, las actividades se concentran en la ciudad de Almería y la costa del Cabo de Gata.
No se trata de recorrer toda la provincia por presumir de programa. Si una actividad obliga a pasar horas en un coche o un autobús, esas horas desaparecen del tiempo que tus alumnos podrían dedicar a conversar y participar.
Es una diferencia importante entre una propuesta educativa bien pensada y una lista de excursiones bonitas.
Si estás diseñando la tuya, merece la pena preguntarte qué convierte una inmersión lingüística en algo más que unas vacaciones.
Además, también ajustamos el equipo. En una edición anterior fuimos tres profesores; para esta, consideramos que dos eran suficientes.
No significa que dos sea la cifra correcta para cualquier grupo: significa que, después de ejecutar el programa, pudimos revisar qué recursos aportaban valor y cuáles no hacían falta en las mismas condiciones.
Consejo 4: Simplifica el embudo de venta
La primera fuente de alumnos suele estar más cerca de lo que crees: tus antiguos estudiantes.
Si has dado clases online, particulares o en una academia, ya conoces a personas interesadas en el idioma. Puedes escribirles directamente y explicarles que estás organizando una experiencia.
En nuestro caso, Fabi se encargó de buena parte de estos contactos porque mantenía una relación más reciente con alumnos de clase.
Después vienen las recomendaciones: habla con otros profesores que tengan estudiantes a quienes podría interesarles la inmersión.
Si encaja y no existe un conflicto con la academia para la que trabajan, puedes acordar una comisión por cada alumno que recomienden y termine apuntándose. Eso sí: avísales con tres o cuatro meses de margen. Nadie organiza un viaje de varios días de un martes para un jueves.
Y, por último, está la captación mediante contenido. El recorrido que usamos es bastante sencillo:
- Publicaciones en redes, entrevistas, pódcast u otros contenidos presentan la experiencia.
- Las personas interesadas llegan a la lista de correo, donde reciben información y conocen mejor la propuesta.
- Una página explica el programa, las condiciones y el precio.
- Quien considera apuntarse reserva una conversación para comprobar si la experiencia le encaja.
- Cuando ambas partes lo tienen claro, recibe un enlace de pago.
Ni seminarios complicados ni una cadena interminable de automatizaciones.
Lo importante es que cada paso ayude a tomar una decisión informada.
Si quieres ver cómo se presenta una propuesta de este tipo, aquí tienes la landing que usamos.
Consejo 5: Calendariza la venta
La fecha de una inmersión no se decide cuando ya te apetece anunciarla.
Nosotros planificamos antes de terminar el año qué experiencias queremos ofrecer durante el siguiente y abrimos las plazas aproximadamente tres o cuatro meses antes de cada edición.
Eso sí, el aviso y la campaña de marketing empieza mucho antes de anunciar las reservas.
También fijamos el cierre de inscripciones con unos dos meses de antelación.
¿Por qué tanto margen? Porque hay entradas, actividades y otros compromisos que debes reservar y pagar antes de que llegue el grupo.
En vez de exigir los 1.250 euros de golpe, dividimos el importe en tres pagos. Cada uno tiene unas condiciones de reembolso diferentes: conforme se acerca la fecha y aumentan los gastos comprometidos, disminuye la cantidad que puede devolverse si alguien cancela.
No es una forma de ponerle obstáculos al alumno. Es una manera de que una cancelación de última hora no deje a la organización pagando reservas que ya no puede recuperar.
Explicar el precio y las condiciones antes de la reunión ayuda, además, a que nadie descubra una sorpresa al final del proceso.
Consejo 6: La atención al cliente
Una vez confirmada la plaza, el alumno pasa a la fase de atención previa al viaje:
Recibe un correo, entra en un grupo de WhatsApp con los demás participantes y tiene acceso a una guía en PDF.
- La guía reúne recomendaciones para llegar a Almería, opciones de alojamiento, teléfonos importantes y otros datos prácticos.
- El grupo sirve para resolver dudas, compartir novedades y empezar a crear relación antes del primer día.
- Si has preparado materiales, también puedes enviarlos con antelación para que cada persona los revise con calma.
Todo esto forma parte del servicio. Una inmersión no empieza mágicamente cuando el grupo se encuentra por primera vez: empieza cuando una persona paga y necesita saber qué ocurrirá después.
Consejo 7: Documenta toda tu primera edicion para mejorar la segunda
Puedes planificar actividades, calcular costes y dibujar un calendario de ventas. Debes hacerlo. Pero hay decisiones que solo podrás evaluar después de ejecutar la experiencia.
En nuestro caso, en esta edición hemos mantenido casi el mismo programa que la anterior, la misma política de pago, el mismo proceso de venta y gestión del grupo.
Sin embargo, en esta hemos subido 200 euros el precio, tiene muchos menos gastos y necesita un profesor menos. Esos cambios no salieron de una ocurrencia: llegaron tras comprobar qué funcionaba sobre el terreno.
Al terminar una inmersión, pregunta a los alumnos qué les resultó útil y qué mejorarían.
Después, si trabajas con un equipo, sentaos con las cifras delante: qué actividades merecieron su coste, dónde se fue tiempo de más, qué podríais eliminar y si el precio refleja realmente el trabajo.
La primera vez quizá prepares más de la cuenta y ganes menos de lo previsto. No pasa nada, siempre que hayas calculado los riesgos y aprendas de lo que ocurrió.
La segunda ya no empieza desde cero. Y ahí es donde una buena experiencia puede convertirse, además, en un negocio más sólido.
Consejo 8: No conviertas una inmersión en unas vacaciones
Seré pesado con esto, pero es que luego te encuentras lo que te encuentras.
Más que formaciones experienciales que giran en torno al uso y aprendizaje de un idioma, parecen unas vacaciones a Disneyland Paris con tu profesor favorito.
Esto no solo repercute negativamente en tu servicio (me he encontrado a varias escuelas que han contratado estos servicios y se quejan de que parecían unas vacaciones con sus alumnos).
Si no también en el precio: ¿Sabes por qué hay inmersiones de 300€ y otras como la nuestra, que ya van hacia 1250€ y subiendo?
Aquí te lo explico:
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