Cómo narices puedes hacer para mostrar a tus alumnos qué días y a qué horas ofreces tus clases? ¿Cómo puedes crear un sistema de reserva automatizado de tal modo que un estudiante te reserve una clase y te llegue una notificación con pago incluido?

Bueno, pues hay varias formas.

SIempre puedes hacerlo de forma manual, es decir, enviarle por Whatsapp, redes sociales o un correo electrónico indicándole qué horas y días estás disponible y que tu alumno escoja.

O puedes hacer que agendar citas en cualquier momento sea más fácil gracias a los muchos software de reservas gratuitos que existen para este fin.

Antes de la Pandemia éramos pocos los que conocíamos cómo programar citas a través de alguna app o herramienta de programación destinada a este fin.

Y en este artículo vamos a explorar las mejores aplicaciones para agendar citas que he usado durante estos años para hacer que mis alumnos reserven sus clases. Ellos solitos.

Y gratuitas.

A ver, algunas son freemium, pero con la versión gratuita te vale especialmente si estás empezando y no manejas un volumen muy grande de alumnos.

Si tú también eres de los que enseñas idiomas online y necesitas una herramienta de programación de citas gratuita para ordenar un poco la reserva en línea de tus clases, echa un vistazo a estas.

3 software y aplicaciones para agendar citas GRATUITOS 

Este no es el típico artículo en el que te muestro un montón de software para reservar citas.

Porque haberlos, haylos.

Simplemente te muestro los 3 que he usado durante estos años y que me han servido para hacer lo que tengo que hacer como profe:

• Que un alumno vea qué días y horas tengo vacías.
• Que reserve una clase o varias.
• Que me llegue la notificación de que a esa hora hay una clase programada, bloquearla en mi calendario para que otro alumno no pueda reservar la misma hora.
• Que días u horas antes se envíe un correo electrónico con un recordatorio tanto al estudiante como a mí de que tenemos clase.
• Y, en algunos casos, realizar el pago automáticamente a través del mismo programa de gestionar citas.

Y, claro, vamos a hablar de un profe que está empezando y necesita algo básico para hacer todo esto.

Estas son las 3 aplicaciones gratuitas para agendar citas y organizar la reserva de tus clases online.

El programa para agendar citas que todo el mundo usa: Calendly

Este fue uno de los primeros software que usé para la reserva de cita y clases.

Vaya, lo he usado para mis clases, para concertar entrevistas en mi podcast, para consultorías…

Hace años ya ofrecía las opciones básicas y, desde hace poco, ha ido sumando otras interesantes.

Ofrece un plan gratuito y otros dos de pago pero con más opciones.

Sin embargo, con la versión gratuita tienes lo suficiente para la programación de citas online siempre y cuando hablemos de lo siguiente:

Solo si te interesa una aplicación para agendar citas 1-1

Cada alumno, de forma individual, puede consultar una franja de tu calendario y reservar una o varias clases online.

Sin embargo, en el caso de que quieras reservar clases grupales en las que cada alumno reserva la misma clase, la cosa se complica. Existe una opción de pago para ello.

También es cierto que puedes activar la opción de «invitar», de tal forma que un alumno pueda invitar a otro. Sin embargo, si son alumnos que no se conocen, olvídate de poder montar con la versión gratuita clases grupales.

Solo si necesitas la programación de citas con un volumen bajito de alumnos

Llamo volumen “bajito” a como máximo 10-20 alumnos.

Vaya, que si tienes 50 clases individuales cada semana también podrías hacerlo (la versión gratuita permite reservar tantas clases como quieran), pero no sé de dónde vas a sacar tantas franjas de tiempo vacías teniendo en cuenta que son clases 1-1.

Solo si el pago se realiza fuera del agendamiento de citas

Llámale transferencia bancaria, Paypal, Stripe…

Me refiero a que en la versión gratuita de Calendly no ofrece la posibilidad de reservar + realizar el pago dentro de la misma aplicación.

Lo de “realizar el pago” es un proceso externo. Vas a tener que montártelo por tu cuenta.

O bien lo haces manualmente (una vez recibes el correo electrónico con la reserva le envías el enlace de Stripe), o bien lo automatizas (desde tu propia página de reserva de tu sitio web puedes incluir el calendario de reservas y, un poco más abajo, el enlace del pago).

Resumiendo… ¿qué se puede hacer con la versión gratuita de Calendly?

Pues bastantes cosas, la verdad.

Este programa de reserva de clases permite a los clientes:

1. Puedes configurar un único evento (un único tipo de clase) añadiendo los días que estás disponible y a qué horas. Toda esta información será visible para tu estudiante en tiempo real.
2. Crear polls (encuestas) para que diferentes alumnos se pongan de acuerdo cuando pueden asistir para una única clase suelta.
3. Adaptar automáticamente (bendita geolocalización) el horario de tus clases al del país desde el que reserva las clases tu estudiante. Le aparecerán todas sus clases en su huso horario.
4. Puedes indicar la duración de tu evento (clases de 1 hora, de 30 minutos, de 55…).
5. Cada estudiante (de forma individual) puede reservar ilimitadas clases en tu calendario. Incluso puede reservar diferentes franjas de tiempo en la misma sesión para otros días.
6. Puedes indicar el límite de días que estarán disponibles tus clases a tus alumnos. Por ejemplo, yo siempre marco un límite de 30 días, es decir, que mi alumno solo podrá reservar clases desde el día actual hasta los siguiente 30 días (perfecto para añadir caducidad a tu paquete de clases e invitarle a que las contrate dentro de un tiempo límite).
7. Puedes indicar cuántas clases máximo puede contratar tu alumno el mismo día.
8. Puedes incluir lapsos de tiempo de descanso entre clase y clase. Por ejemplo, puedes dejar 5 minutos entre una clase y otra para ir al cuarto de baño. Si un estudiante contrata una clase, la siguiente aparecerá disponible para el siguiente alumno con ese plus de 5 minutos ya contabilizados.
9. Puedes integrarlo con un calendario (Google Calendar, Office 365…) y sincronizarlo con otro tipo de eventos para evitar que se solapen dos reservas a la misma hora (Italki, Verbling, tus propias reuniones y videoconferencias…).
10. Permite dos automatizaciones vía email no personalizadas: se envía un email tanto al profesor como al alumno cada vez que se reserva y/o se cancela una clase.
11. El propio estudiante puede cancelar la clase o puede aplazarla (te llegará un email de aviso). Recuerda que para evitar que un estudiante te ocasione problemas en el último momento, debes tener una buena política de clases.
12. Se puede enviar tu calendario vía email a tu estudiante o añadirlo a tu página web.
13. Puedes configurar y enviar recordatorios automáticos que se enviará horas antes tanto al estudiante como a ti.
14. Calendly también está disponible en Android y Apple Store, por lo que puedes gestionar todo desde tu teléfono móvil.
15. Cuenta con su propia extensión en Chrome, de tal modo que puedes programar rápidamente tus clases desde allí.

¿Qué NO puedes hacer con la versión gratuita?

Sin embargo, lo ideal sería pagar esos 10 dólares que cuesta al mes y así saltarte estas restricciones:

1. No puedes ofrecer más de un evento (no puedes ofrecer diferentes clases como clases generales, de conversación, para niveles intermedios, para iniciales…).
2. Vas a tener que vivir con el LOGOTIPO de «Calendly» en tu calendario de reservas (siempre aparecerá en la esquina superior derecha)
3. La opción de «trabajo en equipo» está deshabilitada (si trabajáis varios profes con una misma cuenta, va a resultar difícil).
4. No permite la reserva de clases grupales (es decir, que varios estudiantes no pueden reservar una misma franja de tiempo que aparezca en tu calendario).
5. No permite personalizar los emails automatizados ni programar recordatorios.
6. La redirección automatizada tras las reserva de una clase está deshabilitada (por ejemplo, tras reservar, no puedes enviar al estudiante automáticamente a la página de pago que has construido en tu página web, aunque si puedes construir una única landing con el calendario de Calendly y el enlace del pago).
7. No permite añadir hiperenlaces (por ejemplo, tras reservar, no puedes incluir un enlace para pagar en Paypal al estudiante desde la propia aplicación).
8. No permite la integración con herramientas extras que no sea un calendario o a una página web ni con pasarelas de pago (Zoom, Zapier, Paypal, Stripe…).

Agendar citas y reuniones con Google Calendar

Oye, empezmos por lo barato, clásico y que todo el mundo conoce.

El Calendario de Google es una de esas aplicaciones y software que me acompañan cada día.

No solo porque allí queden fijadas mis tareas, eventos, reuniones… sino también todas las reservas de clases online que hacen mis estudiantes.

Que sí, que lo puedes usar para complementar el Calendly como también como programa de reservas online. 

¿Pero dónde está esta opción de reservar citas?

Pues justo en el mismo botón que usas para crear eventos o citas (Botón «crear», en la parte superior derecha del calendario).

Allí verás una opción llamada «Agenda de citas».

¿Y qué puedo hacer con Google Calendar?

Pues… todo lo básico que se enteinde por agendar reuniones 100% gratuitas.

Más allá de los beneficios de usar una las herramientas de Google (aplicación móvil, compatibilidad e integración con otras aplicaciones google, buena relación con los clientes, flujo de trabajo rápido y sencillo)… puedes:

• Añadir la duración de cada cita
• Indicar tu disponibilidad de lunes a domingo, indicando qué horas estás disponible, y que se repita en ciclos (semanales, mensuales, días exactos…).
• Programar una franja de antelación (tiempo mínimo y tiempo máximo con el que tu alumno puede resrevar una clase).
• Dejar un espacio entre clase y clase, por si necesitas ir al baño.
• Un número máximo de reservas cada día.
• Dar la posibilidad a un alumno de invitar a otro alumno (cuidado, no hay clases grupales).
• Integrarlo directamente con un enlace de Google Meet para tenre allí la reunión (también da la posibilidad de añadir un enlace externo a otro programa de videconferencias).
• Añadir un breve formulario con preguntas para extraer algo más de info de tu alumno antes de clase.
• Añadir el típico recordatorio de Google.

¿Qué no puedo hacer con Google Calendar gratuitamente?

Pues casi lo mismo que hemos visto en el software anterior:

• Olvídate de citas recurrentes con más de un alumno. Solo 1-1.
• Olvídate de que el estudiante pueda pagarte desde el mismo Google Calendar.
• Olvídate de meter dentro de la misma aplicación una política de privacidad o de cancelación de clases.

Un software de gestión de citas y reuniones completísimo: Tidycal

Y ahora viene la trampa.

Digo trampa porque esta plataforma de gestión de citas no es gratuita.

Pero es de pago único.

Y es una miseria de pago de 29 dólares.

Por ese precio, tienes un programa de citas de por vida que solventa todos los límites que hemos visto en los dos software anteriores.

Una aplicación para agendar citas de Appsumo… de por vida

Llegó un momento en que necesitaba algo más para gestionar las citas.

Un 4×4 sin las limitaciones anteriores.

Llegó un momento en que necesitaba un programa que permitiese agendar y reservar citas grupales, que se puediese hacer el mismo pago en la misma aplicación, que me permitiese múltiples tipos de eventos (clases, mentorías, consultorías, entrevistas en mi podcast…).

Y no me lo pensé.

Un único plan de pago: 29 dólares, lo tenía ya en Appsumo y de por vida.

¿Qué puedes hacer con Tidycal?

Pues todo lo que ya hemos visto con los software anteriores y…

• Crear múltiples eventos.
• Crear una página de reservas desde la propia plataforma
• Historial de citas, datos de clientes.
• Integración con Google Calendar, otros calendarios y otros muchos programas.
• Añadir cualquier enlace de programa de videoconferencias para realizar luego allí la clase.
• Personalizar el recordatorio de citas: tanto el contenido del correo electrónico como cuándo se enviará.
• Configurar la opción de agendar citas en linea múltiples para varios estudiantes (clases grupales).
• Añadir el sistema de pago desde la propia plataforma (Stripe, Paypal, Tidycal).
• Creación de paquetes de clases (pago recurrente).

En fin, Tidycal es una de las mejores herramientas para las citas en línea. 

No sé si será el programa de citas ideal, pero aunque no sea una app gratuita para agendar y reservar clases, por su módico precio, te ofrece una versión con esteroides en comparación con las dos anteriores.

A partir de aquí, decide con cuál quedarte.

Si después de ver los mejores programas de reserva de clases quieres conocer otras herramientas para profesores de idiomas online…

Echa un vistazo a todo lo que te dejo aquí debajo.

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